Werkvergunning voor Vietnam

Na het vervoegen van de WTO (World Trade Organization – Werelhandelsorganisatie) en de deur te openen voor buitenlands investeerders, floreerde de Vietnamese economie exponentieel. Dit lokte een significant aantal buitenlanders naar Vietnam om er te komen werken en bedrijven op te zetten. De Vietnamese Overheid doet haar best om zo weinig mogelijk restricties op te leggen aan buitenlanders die in het land willen werken, maar er zijn echter enkele noodzakelijke voorwaarden, waaronder het hebben van een werkvergunning.

De Arbeidswet in Vietnam zegt strikt genomen dat buitenlandse werknemers verantwoordelijk zijn om een werkvergunning voor te leggen wanneer zij de procedures van immigratie doorlopen en wanneer de bevoegde overheidsdienst hierom vraagt. Wees gewaarschuwd dat elke vreemdeling die in Vietnam werkt zonder een correcte werkvergunning zal gedeporteerd worden uit Vietnamees grondgebied.

Wat mag zeker niet ontbreken in de aanvraag van een werkvergunning?

De aanvraag tot een werkvergunning moet de volgende documenten bevatten:

1. Een schriftelijke aanvraag tot een werkvergunning uitgegeven door de werkgever;
2. Gezondheidscertificaat of een medisch onderzoeksrapport uitgegeven door een internationale of Vietnamese bevoegde gezondheidsorganisatie/agentschap in de afgelopen 12 maanden;
3. Een uittreksel uit het strafregister (BE) of een Verklaring omtrent Gedrag (NL) om aan te tonen dat de vreemde werkkracht geen criminele feiten heeft gepleegd of niet vervolgd is geweest in de afgelopen 6 maanden. Indien de vreemde werkkracht een gewettigde inwoner van Vietnam is, dan is een strafblad uitgegeven door de Vietnamese Overheid voldoende;
4. Een schriftelijk certificaat dat bewijst dat de vreemde werkkracht een manager, directeur, expert of technicus is;
5. 2 recente pasfoto’s (in kleur, 4cm x 6cm, witte achtergrond) en niet meer dan 6 maanden oud bij de aanvraag;
6. Een beëdigde kopij van het paspoort of een vervanging van paspoort of andere geldige vergunning om internationaal te kunnen reizen. Deze documenten mogen niet vervallen zijn;
7. Alle mogelijke documenten gerelateerd aan en van toepassing op de vreemde werkkracht: 1 kopij van elk met het originele document bevestigd of 1 beëdigde kopij van elk;
8. Aanvraag tot werkvergunning in uitzonderlijke gevallen indien toepasbaar.

Sommige documenten moeten mogelijks beëdigd vertaald worden naar het Vietnamees of gelegitimeerd worden door een Vietnamees consulaat.

Hoe verloopt het proces?

De Vietnamese werkgever dient de aanvraag voor de werkvergunning in te dienen bij het provinciale Departement voor Werk, Oorlogsinvaliden en Sociale Aangelegenheden minstens 15 werkdagen vóór de eerste werkdag van de vreemde werkkracht. De aanvraag wordt behandeld en toegekend in 7 werkdagen. Indien de aanvraag geweigerd werd zal een schriftelijke verklaring verschaft worden.

Wees gewaarschuwd dat werknemers met intentie om in Vietnam te werken enkel een werkcontract kunnen tekenen na het toekennen van een werkvergunning en vóór de beoogde eerste werkdag. Binnen de 5 werkdagen na het ondertekenen van het arbeidscontract dient de werkgever een kopij van het ondertekende contract op te sturen naar het uitgevende Departement voor Werk, Oorlogsinvaliden en Sociale Aangelegenheden.

Zijn er vrijstellingen van werkvergunning?

Het antwoord is ja. Buitenlandse burgers kunnen werken in Vietnam zonder werkvergunning indien ze in één van volgende categorieën vallen:

1. Investeerders in kapitaal of eigenaars van limited liability companies (besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (bvba));
2. Leden van de Raad van Bestuur van naamloze vennootschappen (nv);
3. Hoofd van vertegenwoordigers of directeurs van projecten geleid door internationale organisaties of niet-gouvernementele organisaties in Vietnam;
4. Degenen die minder dan 3 maanden in Vietnam verblijven met oog op het verlenen van verkoopdiensten;
5. Degenen die minder dan 3 maanden in Vietnam verblijven met oog op het behandelen van complexe technische of technologische incidenten die een negatieve impact hebben of een risico vormen op het negatief beïnvloeden van productie of businessactiviteiten en deze niet kunnen behandeld worden door Vietnamese of buitenlandse experten die reeds in Vietnam zijn;
6. Buitenlandse juristen die beschikken over een professionele praktijkvergunning in Vietnam in overeenkomst met de Juristenwet;
7. Overeenkomstig met een verdrag waarbij Vietnam ondertekende partij is;
8. Studenten die studeren en werken in Vietnam, mits de werkgever de tewerkstelling kenbaar maakt aan het provinciale bestuur voor Arbeid 7 dagen op voorhand;
9. In andere gevallen gedecreteerd door de Vietnamese Overheid.

Wat gebeurt er indien een vrijstelling van werkvergunning mogelijk is?

De Vietnamese werkgever dient de aanvraag voor vrijstelling van werkvergunning in te dienen bij het provinciale Departement voor Werk, Oorlogsinvaliden en Sociale Aangelegenheden minstens 7 werkdagen vóór de eerste werkdag van de vreemde werkkracht.

Volgende gegevens moeten zeker vermeld worden bij de aanvraag:

• Schriftelijke aanvraag voor attestatie;
• Lijst met de vreemde werknemers met gegevens (volledige naam, geboortedatum, geslacht, nationaliteit, paspoortnummer, start- en einddatum van tewerkstelling en jobomschrijving);
• Documenten die bewijzen dat de vreemde werknemer in aanmerking komt voor de vrijstelling van werkvergunning;
• Documenten die bewijzen dat de vreemde werknemer in aanmerking komt voor de vrijstelling van werkvergunning dienen 1 kopij van elk te hebben met de originele documenten bijgesloten, of een beëdigd kopij van elk; deze documenten dienen niet door het consulaat gelegaliseerd te worden maar moeten wel vertaald worden naar het Vietnamees en gecertificeerd worden.

Na 3 werkdagen zal het provinciale Departement voor Werk, Oorlogsinvaliden en Sociale Aangelegenheden een schriftelijke certificatie sturen naar de werkgever, en net zoals het geval is bij een werkvergunning, zal een schriftelijke verklaring gegeven worden indien de aanvraag geweigerd werd.

Houd er rekening mee dat de duurtijd van de werkvergunning of attestatie van vrijstelling tot werkvergunning varieert op basis van de specifieke situatie en de duurtijd van tewerkstelling, maar nooit de periode van 2 jaar zal overschrijden.